Surat permohonan adalah jenis surat yang berisi permintaan atau permohonan dari seseorang atau perusahaan kepada pihak yang berkaitan. Surat ini dibuat sebagai bentuk formalitas dan sebagai dokumen resmi yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau rekaman tertulis.
Poin Utama
- Surat permohonan memiliki tujuan untuk meminta izin, bantuan, atau jasa serta melaporkan suatu perihal kepada pihak terkait
- Struktur surat permohonan meliputi pengenalan diri, jenis permohonan, penjelasan permohonan, dan penutup
- Dalam penulisan surat permohonan, penting untuk menjaga penampilan surat, penggunaan bahasa yang sopan, dan konten yang jelas dan singkat.
Pengenalan
Sebagai dokumen resmi, surat permohonan harus memenuhi aturan dan ketentuan tertentu dalam penulisannya. Sebagai pihak yang mengajukan permohonan atau permintaan, kita harus memahami dengan jelas tujuan dan penyelesaian yang diharapkan dalam surat ini. Selain itu, penting juga untuk membuat struktur surat yang tepat dan memperhatikan unsur bahasa dan tata cara penulisannya.
Struktur Surat Permohonan
- PengenalanPada bagian ini, kita perkenalkan diri dan memberikan informasi mengenai tujuan penulisan surat.
- Jenis permohonanGambarkan secara singkat jenis permohonan yang ingin diajukan, apakah izin, bantuan, jasa, dsb.
- Penjelasan permohonanBahasa yang jelas dan ringkas sangat penting dalam penjelasan jenis permohonan agar pihak yang dituju dapat memahami dengan mudah apa yang dimaksudkan.
- PenutupBagian akhir surat umumnya terdiri dari ucapan terimakasih dan harapan kita agar permohonan ini dapat dipenuhi.
Panduan Penulisan Surat Permohonan
-
Konteks dan TujuanSebelum mulai menuliskan surat, perlu dipastikan kita memahami dengan jelas apa tujuan dari permohonan ini. Pastikan juga bahwa permohonan yang kita ajukan sesuai dengan konteks dan peraturan perundangan yang berlaku.
-
Susun Kerangka SuratSusun kerangka surat dengan rinci, memastikan setiap bagian yang harus ada sudah tercakup dalam surat. Pastikan juga informasi penting seperti alamat dan tanggal surat ditembuskan ke pihak yang perlu.
-
Gunakan Bahasa yang SopanDalam penulisan surat permohonan, gunakan bahasa yang sopan dan diplomatis. Hindari kata-kata kasar atau mengancam yang dapat merusak suasana dan mempengaruhi keputusan pihak yang ditujukan.
-
Sampaikan Informasi yang JelasPastikan informasi yang diberikan dalam surat jelas dan mudah dipahami. Bahasa yang padat namun informatif dan ringkas dapat membantu menghindari surat yang terlalu panjang dan membingungkan.
Kesimpulan
Surat permohonan adalah dokumen formal yang penting dalam aktivitas bisnis atau administrasi. Pembuatan surat yang tepat dapat membantu memudahkan proses permohonan dan pembuatan keputusan pihak yang dituju.
FAQ
Apa saja informasi yang perlu disertakan dalam surat permohonan?
Informasi yang perlu disertakan di antaranya identitas pemohon, jenis permohonan, penjelasan permohonan, dan ucapan terima kasih.
Bagaimana cara menyampaikan tujuan permohonan secara jelas dan ringkas?
Pastikan bahasa yang dipilih mudah dipahami oleh pihak yang dituju. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau sulit dipahami.
Apakah surat permohonan harus menggunakan bahasa formal atau bisa menggunakan bahasa sehari-hari?
Karena surat permohonan adalah dokumen resmi, maka sebaiknya menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal.